Vorstandsämter: Worauf ist zu achten?

(Symbolbild – Pixabay/geralt)

Gut besuchte Informationsveranstaltung des Ehrenamtszentrums Neckar-Odenwald

Heidersbach. (pm) Viele ehrenamtlich geführte Vereine, Gruppen und Organisationen tun sich derzeit schwer, neue Vorstandsmitglieder zu finden. Die meisten Anwärter auf ein entsprechendes Amt fürchten sich vor den unbekannten Herausforderungen und der damit verbundenen Verantwortung. Vor diesem Hintergrund lud das Ehrenamtszentrum Neckar-Odenwald zu einer Informationsveranstaltung ins „Hällele“ nach Heidersbach, um Hemmschwellen abzubauen und Unterstützungsmöglichkeiten aufzuzeigen.

„Was muss ich eigentlich beachten, wenn ich ein Amt als Vorstand, Schriftführer, Kassenwart oder Beisitzer in einem Verein oder einer Gruppe in rechtlich unselbständiger Struktur antrete? Wo lauern Stolpersteine und wo bekomme ich Unterstützung?“, stellte der Leiter des Ehrenamtszentrums, Volker Noe, zu Beginn seines Vortrags in den Raum. Ziel der Veranstaltung sei es, diese Fragen zu beantworten und die Anwesenden für die verschiedenen Themen zu sensibilisieren.

Nach einer kurzen Exkursion über die Bedeutung des Ehrenamts gerade für den ländlich geprägten Neckar-Odenwald-Kreis, galten die ersten Anmerkungen dem Vereinsregister. Dies wird seit mittlerweile vier Jahren beim Amtsgericht in Mannheim geführt. Eingetragene Vereine sind verpflichtet Vorstands- und Satzungsänderungen zeitnah einzureichen. Die häufigsten Beanstandungsgründe, die hierbei auftreten, sind fehlerhaft eingereichte Protokolle, falsch einberufene Mitgliederversammlungen und Mängel bei der Durchführung der Versammlungen.

„Wer da nicht aufpasst, läuft Gefahr die Versammlung wiederholen zu müssen“, mahnte Noe. Mit ein Vorteil des eingetragenen Vereins sind haftungsrechtliche Erleichterungen für die Mitglieder. Dennoch ist es notwendig, sich im Verein über notwendige Versicherungen Gedanken zu machen. Empfehlenswert sind eine Haftpflicht- und eine Veranstalterhaftpflichtversicherung.

Weitere Unsicherheiten im Vereinsalltag gibt es bezüglich der Gemeinnützigkeit. Bei der Buchführung muss in die steuerlich bedeutsamen Vereinstätigkeiten unterschieden werden. Dies sind der ideelle Bereich, die Vermögensverwaltung, der steuerbegünstigte Zweckbetrieb sowie der steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetrieb.

Zusätzliche Hinweise galten den bestehenden Freigrenzen zur Besteuerung, dem Umgang mit der Ehrenamts- und Übungsleiterpauschale sowie der Behandlung von Geld- und Sachspenden. Kompetenter Ansprechpartner in Sachen Gemeinnützigkeit ist das Finanzamt. Dort erhalten die ehrenamtlich Tätigen Hinweise zur Vereinsbesteuerung. Wichtig ist dabei, dass man bei Unsicherheiten nachfragt und zwar bevor man eine Maßnahme oder Veranstaltung durchführt.

Ein Reizthema in Ehrenamtskreisen ist oft der Umgang mit der GEMA. Hier warb der Referent zunächst für Verständnis, da die Musikschaffenden für die Verwendung ihres geistigen Eigentums auch ein Recht auf Bezahlung haben. In der Folge wurde ausführlich aufgezeigt, welche Veranstaltungen gebührenpflichtig sind, wie die Anmeldung zu erfolgen hat und wann es Vergünstigungen gibt. Neu war hier für viele Teilnehmer die Anwendung der Angemessenheitsregelung. Bei weniger gut besuchten Veranstaltungen kann man hiermit die Gebühr erheblich verringern.

Ein Muss für jeden Verantwortlichen ist die Auseinandersetzung mit der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Hier gibt es besonders im Bereich der Informations- und Dokumentationspflichten wesentliche Neuerungen. Dazu sind Vereinsordnungen zu erlassen oder anzupassen und in bestimmten Fällen Einwilligungen der Mitglieder einzuholen.

Ebenso besteht bei einem vorhandenen Internetauftritt Handlungsbedarf. Der Schlussteil der Infoveranstaltung gab einen kurzen Abriss  über die Maßnahmen, die bei einem Fest im Freien zu beachten sind und worauf man bei der Öffentlichkeitsarbeit Wert legen sollte.

„Nutzen Sie unseren Internetauftritt und rufen Sie uns bei Unklarheiten an, wir unterstützen Sie im Rahmen unserer Möglichkeiten und können Ihnen Kontakt zu weiteren Ansprechpartnern bei Behörden und Verbänden vermitteln“, warb Volker Noe zum Ende der Veranstaltung für die Unterstützungsmöglichkeiten des Ehrenamtszentrums.

Mittlerweile gebe es viele Mustervordrucke und Formulierungshilfen, die auf Nachfrage zur Verfügung gestellt werden können. Eine Tatsache, die die auffallend jungen Teilnehmer der Veranstaltung dankend zur Kenntnis nahmen.